Solicitud exhibe costos administrativos
Una solicitud de acceso a información pública volvió a poner sobre la mesa los retos de la gestión documental en el Congreso de Nuevo León.
El Poder Legislativo informó que entregar más de 133 mil copias de comprobantes de gasto implicaría un pago cercano a los 271 mil pesos, al argumentar que la documentación únicamente está disponible en formato físico.
El caso abrió nuevamente la discusión sobre el impacto que tiene la conservación de archivos tradicionales en los costos administrativos y en los tiempos de atención a las solicitudes de información.
Archivos físicos elevan el costo
La legislación en materia de transparencia permite cobrar los costos de reproducción cuando la información se entrega en copias físicas.
Sin embargo, también establece que los procedimientos deben facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información.
En paralelo, la Ley de Archivos de Nuevo León obliga a los sujetos públicos a organizar, conservar y garantizar la disponibilidad de sus documentos mediante instrumentos de gestión documental.
Especialistas en administración pública consideran que la permanencia de grandes volúmenes de expedientes en papel puede traducirse en mayores costos operativos, procesos más lentos y una carga adicional para las instituciones cuando deben atender solicitudes de gran escala.
Modernización reduce gastos
La incorporación de expedientes electrónicos y plataformas de gestión documental se ha convertido en una estrategia para disminuir gastos de almacenamiento, agilizar consultas y fortalecer los procesos de auditoría y fiscalización.
Además de facilitar el acceso ciudadano, estos sistemas permiten optimizar recursos humanos y reducir tareas repetitivas dentro de las dependencias públicas.
Diversos organismos públicos del país han impulsado en los últimos años la digitalización de trámites y archivos como parte de sus procesos de modernización administrativa.
Aun así, el avance continúa siendo desigual entre instituciones.
Pendiente para la eficiencia
Más allá del caso específico, la respuesta del Congreso reavivó el debate sobre la velocidad con la que las instituciones públicas avanzan hacia modelos de gestión documental digital.
Para especialistas, modernizar los archivos representa una inversión que puede traducirse en menores costos operativos, respuestas más ágiles y un mejor aprovechamiento de los recursos públicos.
Esto resulta especialmente relevante ante el crecimiento constante del volumen de información que generan los gobiernos.
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